一週間の作業を3日で終わらせる

今日、会社のやっくると話をしていてこんな話題になった。

「一週間の計画を月曜から木曜までで立ててしまい、残りの金曜日を予備日とするスケジュールする。そんなスケジューリング法があるらしい」

やっくるが、MSNにアンテナを光らせて収集した情報だった。

よくありがちなスケジュール術であるのかもしれないが、そのときの私にはかなり考えさせられるものとなった。

そして、かなり見習うべきスケジュールの立て方だと思った。

これは是非、ものにしよう。

さて、そうなると5日あるところを4日でおわらさなければならない。

しかも月曜の午前中はミーティングがあるため、実質3.5日だ。

定時の時間に直すと、26.25時間しかない。

よくよく考えてみると、自分が「一週間」として頭で考えている時間と、実質計算してみる時間はかなり差がある。

一週間まるまる単純計算すると、37.5時間。こんな計算初めてやったからだ。

「一週間」という言葉の響きと「37.5時間」では、感覚が違いすぎる。

それだけ、今まで誤った計画を立てていたのかもしれない。

さて、「37.5時間」の話から、「26.25時間」の話に戻す。

この時間は一日と2時間15分足しただけの時間だ。

とすると、朝8時に会社に来たとする、その日が徹夜だったとして、翌日10時15分になると一週間分の時間が終わることになる。

以前、それに近いことをやらかしてしまったが、そこまでしなければいけないほどの効率の悪さだったということだ。

この、これだけ限られた時間をどうにかして、効率よく進めたい。

まず、大事なこととして、作業前の準備だと思う。

今、読んでいる飲食店経営者の本で、面白いことが書いてあった。

お店立ち上げのとき、チラシを何千枚も配らないといけないかった。

それなのに、ただでさえ新規の立ち上げで作業が膨大にある。

ついに、日付が変わり、オープン当日の日になってしまった。

しかし、チラシも配らなければいけない。

チラシには割引券をつける。そのためにホッチキスをする必要があった。

ここで著者が考えた行動が面白い。

チラシのホッチキスをネタにみんなでゲームをしたというのだ。

チームを2つにわけ、最初に10分間の相談時間を設けてスタートした。

するとぐんぐん効率があがり、チラシが出来たという。

ここで、重要なのは、最初の10分チームで考えること。と著者は言っている。

つまり、何か物事を始める前に、少しだけでいいので考える時間を設けることで、とてつもなく作業スピードがあがったということだ。

自分の行動を振り返ってみると、分からないのでとりあえず走ってみて、走りながら考えようというパターンが多すぎる。

そこで、何かに行き詰まると、その場対応になる。

全体が見えていないので、それを切り抜けようと必死になる。

そうすると、それが原因で、、他の問題が発生する。

この悪循環が起きているような気がする。

これを、良循環に変えるために、少しでも着手前の時間を作りたいと思う。

そうすると、実際の作業時間はもう少しすくなくなる。

3.5日が、3日でおわらさなければいけないだろう。

そうなると、またまた一週間の時間のなさが分かる。

「22.5時間」

ついに、1日をきってしまった。

恐らく、この感覚が今、全くない。

自分に警鐘をならす時期に来ている